Algemene vergaderingen opnieuw mogelijk

Gisteren verscheen het nieuwe KB inzake corona in het Belgisch Staatsblad. De nieuwe tekst schrapt het verbod op private bijeenkomsten. Fysieke algemene vergaderingen zijn dus opnieuw toegelaten. Daarvan ontvingen we ook bevestiging van het kabinet van minister van Justitie Van Quickenborne.

Lees hieronder wat dit concreet betekent voor de organisatie van de algemene vergadering in uw gebouw.

Concreet zijn er op vandaag 3 scenario's voor 2022.

Indien de statutaire periode van de algemene vergadering van het gebouw na 18 februari ligt zal de algemene vergadering van uw gebouw dus gewoon plaatsvinden zoals altijd.

Wanneer de periode reeds voorbij zou zijn, bijvoorbeeld de eerste 15 daagse periode van januari, dan dient deze vergadering ingehaald te worden, wij doen er alles aan om deze inhaalbeweging dan ook zo snel mogelijk uit te voeren.

Als er reeds een digitale of schriftelijke vergadering heeft plaatsgevonden voor uw gebouw dan geldt dit als een effectief gehouden vergadering en dient er geen inhaalvergadering plaats te vinden.

Hoe kan ik nog agendapunten aanbrengen?

De algemene regel is dat de syndicus 3-2 weken voor de algemene vergadering zal plaatsvinden de agenda moet opmaken en uitsturen. Eens de agenda werd uitgestuurd is het niet meer mogelijk om agendapunten toe te voegen.

Veiligheidshalve, wanneer u dus een agendapunt wenst aan te vragen dient dit minstens 3 weken voor de 15 daagse periode welke opgenomen werd in het reglement van interne orde schriftelijk (ook per e-mail) aangevraagd te worden bij de syndicus.

Bij wijze van voorbeeld geven we alvast de data mee voor de eerstkomende maanden. Wist u dat de uiterste datum ook steeds op de notulen van de algemene vergaderingen vermeld staat?

• Voor alle vergaderingen welke in februari zouden plaatsvinden dient dit zo spoedig mogelijk aangevraagd te worden gezien de termijnen wegens de ophef van de maatregelen onduidelijk waren.

• Eerste 15 dagen van de maand maart - uiterlijk tegen 7 februari
• Laatste 15 dagen van de maand maart - uiterlijk tegen 21 februari
• Eerste 15 dagen van de maand april - uiterlijk tegen 10 maart
• Laatste 15 dagen van de maand april - uiterlijk tegen 24 maart
• Eerste 15 dagen van de maand mei - uiterlijk tegen 9 april
• Laatste 15 dagen van de maand mei - uiterlijk tegen 23 april

Hoe en waar zal de vergadering georganiseerd worden?

Het wordt voor de syndicus een heuse klus om alles ingepland te krijgen en voor elke vergadering een zaal te voorzien. Alhoewel de beperkingen voor bijeenkomsten met minder dan 200 personen opgeheven zijn blijft het een punt om elke vergadering zo veilig mogelijk te organiseren.

Hiervoor dient dan steeds een zaal gevonden te worden welke voldoende capaciteit heeft. Hierdoor kan het dus zijn dat de algemene vergadering niet zal plaatsvinden in de vertrouwde zaal, maar bijvoorbeeld op een andere locatie.

Er is op heden nog steeds een mogelijkheid om digitaal te vergaderen, maar zal wellicht elke eigenaar graag opnieuw fysiek samenkomen, een fysiek overleg is altijd makkelijker en beter dan een digitaal overleg.

Echter, in sommige omstandigheden zou de algemene vergadering toch nog digitaal kunnen georganiseerd worden, bijvoorbeeld wanneer bij het hoge aantal besmettingen en de decimerende impact van quarantaines en ziektes de veiligheid van de bijeenkomst niet zou kunnen gegarandeerd worden.

Het bewaren van de continuïteit in de dienstverlening is dan ook een een zeer terechte en continue zorg, niet in het minst gelet op het belang ervan voor uzelf als mede-eigenaar.

Heeft u nog vragen?

Indien u hierover nog vragen heeft kunt u ons uiteraard steeds makkelijk contacteren.

Aarzel zeker niet!

Bron: CIB.be